Contrato de Encargo del Tratamiento

Versión 1.0 · julio de 2026 · art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)

Este Contrato de Encargo del Tratamiento (en adelante, «DPA») forma parte integrante de los Términos y condiciones de Motorvy y se acepta junto con ellos. Regula el tratamiento de datos personales que MT PLATFORM ASSET, S.L. (CIF B56513898), como encargado del tratamiento (en adelante, «Motorvy»), realiza por cuenta del Cliente, que actúa como responsable del tratamiento, cuando el Cliente introduce o gestiona datos personales de terceros a través de la plataforma.

Octubre de 2026 (M-021, parte A): se incorporan los trabajadores, sus nóminas y finiquitos y los datos laborales y salariales necesarios para su gestión. No cambia la versión del DPA. La parte A permite el registro manual. La parte B añade la lectura automática de nóminas y finiquitos por Anthropic cuando el Cliente ya tenga activada la lectura de documentos, sin una aceptación o versión nuevas (decisión de Manuel de 17/10/2026). Se minimizan los conceptos sensibles y cada dato requiere repaso humano antes de registrarse. Pendiente del visto bueno del asesor legal.

1. Objeto

Motorvy trata los datos personales facilitados por el Cliente con la única finalidad de prestarle el servicio de gestión de concesionario contratado, conforme a las instrucciones del Cliente (materializadas en estos términos y en el uso que hace de la plataforma) y a la normativa de protección de datos aplicable.

2. Duración

Este DPA está vigente mientras Motorvy preste el servicio al Cliente. Al finalizar la relación, se aplica lo previsto en la cláusula 7 (devolución o supresión de los datos).

3. Descripción del tratamiento

Conciliación bancaria (M-029 B): los movimientos se comparan de forma determinista con los documentos y cobros del Cliente, sin IA ni conexión bancaria. Se conserva el vínculo, importe, fecha, motivo y estado anterior necesario para retirar un cruce y acreditar su historial. Se suman los permisos del documento y de Banco, con protección adicional de nóminas. No se ordenan pagos ni se envían datos a terceros. Las evidencias se incluyen en la exportación y supresión de la cuenta; se mantienen los seis años para originales bancarios y la versión vigente del DPA.

Facturas e ingresos externos (octubre de 2026, M-041): el Cliente incorpora facturas emitidas por su empresa desde otro programa, con datos del emisor y del cliente, fechas, conceptos, importes, fiscalidad y, cuando corresponda, el vehículo y sus cobros. Los originales y las propuestas de lectura se almacenan de forma privada, con acceso por empresa, sede y permiso de Facturación. Desde el 21 de octubre de 2026, las facturas de Ingresos se leen automáticamente con Anthropic, salvo que el Cliente lo desactive en Ajustes → Empresa. Esta lectura está incluida sin cargo, con un límite técnico de 100 lecturas al mes por empresa. Cada factura necesita repaso y confirmación humana antes de contar como ingreso. La subida no acredita un cobro ni emite otra factura. La exportación incluye los registros y las referencias a sus archivos; la purga de la cuenta incluye esos archivos y registros. El propietario o administrador puede desactivar la lectura; el cambio queda registrado. Los demás documentos conservan su activación y condiciones actuales. No cambia la versión del DPA. Esta actualización queda pendiente de revisión por el asesor legal.

Recepción de documentos por correo: Google aloja el buzón facturas@motorvy.com. Motorvy incorpora los adjuntos y los datos mínimos del mensaje (remitente, asunto, fecha, identificador y resultado de autenticación), sin incorporar su cuerpo ni abrir sus enlaces. El personal autorizado de Motorvy puede revisar y asignar los documentos pendientes de identificar. En esta primera entrega la asignación es manual y no se utiliza IA para leerlos. La cola y sus archivos se conservan 90 días, y los descartados 30 días desde su descarte. Tras la entrega se aplica la conservación de los documentos del Cliente; los documentos sin asignar del asistente caducan a los 90 días. La entrega no crea un gasto sin repaso y confirmación humana. Estos plazos corresponden a la plataforma: Motorvy no borra ni mueve mensajes del buzón de Google.

Cuentas en facturas emitidas (octubre de 2026): cada factura conserva las cuentas de cobro que mostraba al emitirse. Las anteriores a esta mejora conservan los valores disponibles antes de la primera modificación bancaria. La copia documental tiene el mismo acceso, exportación y conservación que su factura; los cambios posteriores de cuenta no la alteran. No se incorporan cuentas completas al registro de actividad.

Cuentas y extractos bancarios: el Cliente incorpora sus cuentas, extractos y movimientos, con fechas, importes, saldos, conceptos y referencias que pueden identificar a pagadores, beneficiarios y trabajadores. Se leen de forma determinista, sin IA ni conexión al banco, y se alojan en almacenamiento privado. Su acceso exige el permiso de Banco y la sede correspondiente; los movimientos de nóminas requieren además los permisos laborales. Un original con varias cuentas solo se descarga con acceso a todas ellas y a sus nóminas. Los originales se conservan seis años desde su última incorporación; después se retiran los archivos, conservando los movimientos y sus referencias contables. El Cliente puede borrar extractos con autorización, y la exportación y la purga de la cuenta incluyen los registros y sus archivos. No se registran cuentas completas ni conceptos en la actividad. No cambia la versión del DPA; pendiente del visto bueno del asesor legal.

Fichas contables y bancarias de terceros (octubre de 2026, M-044): código y cuenta contable, hasta tres IBAN con etiqueta y datos de contacto y pago habituales de clientes y proveedores, aportados por el Cliente para su gestión. El IBAN completo exige permiso de Gastos o Facturación y acceso a la ficha; fuera de ese permiso y en el registro de cambios se enmascara. La lectura opcional de una factura puede ayudar a reconocer al proveedor por una cuenta impresa, conservando en la propuesta solo su huella y últimos cuatro caracteres, sin añadir automáticamente cuentas a la ficha. No se conecta a un banco ni se ejecutan pagos. La exportación del propietario incluye estos datos y la purga los elimina con las fichas. No cambia la versión del DPA ni el consentimiento vigente de lectura de documentos.

Cobros y pagos del Cliente (octubre de 2026, M-008): importes, fechas, medios de pago, referencias y estado de los cobros, señales, financiación, entregas a cuenta y devoluciones. Los justificantes que aporte el Cliente pueden contener el nombre del pagador o beneficiario y su IBAN. Se almacenan de forma privada, con acceso según empresa, sede y permiso de Facturación, para documentar la operación; no se leen mediante IA ni se envían a un banco. Las descargas quedan registradas sin copiar su contenido. La exportación de la cuenta incluye los registros y las referencias a los justificantes; la purga de la empresa incluye sus ficheros. No cambia la versión del DPA.

TPV del Cliente (opcional): por instrucciones del Cliente, Motorvy prepara enlaces y registra importes, pedidos, estados, referencias de autorización, fechas e incidencias. El pago se realiza en Redsys, contratado por el Cliente con su banco, y llega directamente a su cuenta; Motorvy no recibe ni custodia el dinero ni recoge datos de tarjeta. Las claves se guardan cifradas y los enlaces como huellas con caducidad de siete días. La exportación incluye los registros sin claves ni credenciales; se eliminan al purgar la cuenta. Las devoluciones se gestionan en el banco y se anotan manualmente.

Firma Motorvy: para formalizar y probar los contratos, Motorvy custodia el documento enviado, el firmado, la imagen de la firma, el certificado de evidencias y los datos del firmante (nombre, NIF, correo y, si se aporta, teléfono), su calidad, IP, navegador, verificación del código por correo, horas y huellas SHA-256. Solo se conserva la imagen de la firma, nunca velocidad, presión ni tiempos del trazo. Los firmantes, incluidos los representantes de empresas, son interesados cuyos datos trata Motorvy por cuenta del Cliente. Los correos de firma salen por el correo del sistema para impedir que el buzón del concesionario conserve los enlaces y códigos en Enviados.

En nóminas y finiquitos, estos datos acreditan la firma del recibo por el trabajador. Los correos no adjuntan el documento ni incluyen NIF o importes salariales. El trabajador vinculado accede a su firmado actual; la empresa consulta el historial con permisos de Nóminas y sede.

Documentos oficiales de la empresa (octubre de 2026, M-022 B): alojamiento, lectura determinista sin IA y organización de declaraciones tributarias, certificados, cuentas anuales, escrituras y poderes aportados por el Cliente. Pueden contener datos identificativos y económicos de trabajadores (modelo 190), socios, administradores, proveedores y clientes (347 y 349), y, en el modelo 100 de un autónomo, datos familiares y de otras rentas. El acceso exige autorización de la empresa y de todas sus sedes; el 190 exige además acceso a Gastos y Nóminas. Las descargas se registran sin copiar su contenido. Esta ampliación se mantiene pendiente de validación por el asesor legal y no cambia DPA_VERSION.
Naturaleza y finalidad: alojamiento y tratamiento de los datos necesarios para gestionar el stock, las compras y ventas, los clientes, los contratos, las facturas, la agenda y la analítica del negocio del Cliente. Las pruebas de conducción documentan la entrega y devolución del vehículo y permiten identificar al conductor ante sanciones y daños.
Categorías de datos: datos identificativos y de contacto (nombre, NIF/DNI, dirección, teléfono, correo), datos económicos y de las operaciones (vehículos, ventas, facturas, financiación) y los documentos que el Cliente decida subir (p. ej. DNI o justificantes). En pruebas de conducción: copias de ambas caras del DNI/NIE y del permiso de conducir, número y caducidad del permiso, horas, kilómetros, combustible, incidencias, imagen de la firma dibujada y evidencias (fecha y hora, IP, navegador, usuario presentador y huella SHA-256 del PDF). Además, por seguridad, los datos de conexión de los usuarios del Cliente (dirección IP y navegador) en el registro de actividad y de accesos. El Cliente es responsable de no incorporar categorías especiales de datos (art. 9 RGPD) salvo que disponga de base jurídica para ello.
Datos laborales y salariales: nombre y NIF del trabajador, número de Seguridad Social opcional introducido a mano, puesto, fechas de alta y baja, fin previsto de contrato, clasificación interna de coste, nóminas y finiquitos, retribuciones, retenciones de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social. Se incluyen horarios y sus plantillas, excepciones de jornada, festivos, solicitudes y resolución de vacaciones, horas de contrato y registros mensuales, incluso de personas sin usuario. RLC y RNT se custodian como justificantes separados; su lectura propone tipo y periodo y, solo para RLC, importe total, sin extraer afiliaciones ni identidades del RNT. El expediente laboral permite documentos, fechas y vencimientos; en aptitud solo se clasifica APTO/NO_APTO, nunca un diagnóstico. Los documentos adjuntos pueden contener información sobre afiliación sindical o bajas médicas; Motorvy no extrae ni clasifica esos motivos. El Cliente debe contar con base jurídica para incorporar categorías especiales de datos.
Acceso y trazabilidad laboral: los datos anteriores exigen permisos laborales y la sede correspondiente; RLC/RNT y la bandeja de originales colectivos requieren todas las sedes. Cada trabajador vinculado accede únicamente a su propia documentación. Los archivos son privados, se validan por su contenido y se incluyen en exportación y supresión de cuenta. La generación mensual no manda correos ni firmas automáticamente. La firma conjunta de nómina y registro, o del registro pendiente cuando la nómina ya está firmada, conserva las evidencias vinculadas sin alterar el recibo salarial firmado. Los documentos del expediente que requieren firma se envían expresamente por Firma Motorvy, sin Lleida: se conservan identidad y correo congelados, documento enviado, firmado, trazo y certificado. La subida no envía correos y cambiar identidad, vínculo o correo anula los enlaces vivos sin alterar lo firmado. El trabajador consulta su firmado actual y certificado; la empresa accede a las evidencias con permisos laborales y sede histórica. Las remesas SEPA y los registros externos quedan fuera de esta entrega. No cambia DPA_VERSION; continúa pendiente la validación legal.
Correo propio del Cliente (opcional): si el Cliente configura en la plataforma uno o varios buzones de correo propios (servidor de salida, usuario y la contraseña del buzón, o la contraseña de aplicación si el proveedor la usa), Motorvy guarda esa contraseña cifrada (AES-256-GCM) y la usa únicamente para enviar, en nombre del Cliente y desde esos buzones, los correos que el Cliente manda desde la plataforma a sus clientes y proveedores (facturas, citas y recordatorios, posventa, gestoría, financieras y talleres). Motorvy no lee ni descarga el correo de esos buzones. El proveedor de correo lo elige y contrata el Cliente y no es subencargado de Motorvy. Las credenciales se borran al eliminar el buzón o la cuenta, y la contraseña no se incluye en la exportación de datos.
Categorías de interesados: los clientes finales del Cliente (compradores y vendedores de vehículos), los conductores de pruebas y sus contactos; los proveedores y profesionales externos con los que trabaja el Cliente (p. ej. talleres y gestorías, incluido el gestor administrativo colegiado cuyos nombre, DNI/NIE y número de colegiado se incluyen en el mandato de cambio de titularidad), así como los usuarios del Cliente y sus trabajadores, tengan o no acceso a la plataforma.

4. Obligaciones de Motorvy (encargado)

Custodia de Firma Motorvy: los contratos firmados y sus evidencias se conservan en un archivo legal durante seis años desde que se borra la venta o el cliente; en nóminas y finiquitos, desde que se borra el recibo. Si un registro de jornada conserva el mismo sobre firmado, la custodia continúa mientras exista; al retirarlo se amplía a seis años desde esa retirada, sin acortar un plazo mayor ni duplicar el archivo. Los envíos no firmados que terminan anulados, rechazados o caducados se purgan a los 90 días. Se realiza una copia diaria cifrada de lo firmado en otro almacén privado de Vercel, sin añadir un subencargado. El acceso a los documentos y evidencias respeta los permisos, el concesionario y la sede; el Cliente puede descargar el firmado y el certificado ante una reclamación. La supresión de la cuenta se rige por la cláusula 7; la copia cifrada tiene un ciclo de retención de 30 días tras la purga de la empresa.

Tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente.
Garantizar que las personas autorizadas se comprometan a la confidencialidad.
Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas (art. 32 RGPD): cifrado de los datos en tránsito y de los secretos y ficheros sensibles en reposo, control de acceso por roles y sedes, autenticación reforzada disponible (2FA), aislamiento de los datos de cada cliente en la arquitectura multiempresa, copias de seguridad periódicas y un registro de actividad y de accesos (quién crea, modifica o borra datos y cuándo, inicios de sesión correctos y fallidos, cambios de contraseña, exportaciones y descargas de documentos con datos de personas), que guarda por seguridad la dirección IP y el navegador desde los que se actúa, nunca contraseñas ni el contenido exportado, y que el propietario y los administradores del Cliente pueden consultar, igual que el personal autorizado de Motorvy con fines de soporte y seguridad. Para poder reconstruir los cambios, el registro guarda el valor anterior y el nuevo de los datos importantes y, cuando se borra un registro, una copia de lo borrado, incluidos los datos identificativos y de contacto de los interesados (el DNI/NIF y las cuentas bancarias, enmascarados). Se conserva mientras la cuenta esté activa y se suprime con ella; los intentos de acceso que no corresponden a ninguna cuenta se conservan 12 meses.
Recurrir a subencargados solo conforme a la cláusula 5, imponiéndoles por contrato las mismas obligaciones de protección de datos.
Asistir al Cliente, en la medida de lo posible, para atender las solicitudes de los interesados (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición) —la plataforma ofrece exportación y supresión de datos; cuando el Cliente borra los datos de un interesado, la copia que queda en el registro de actividad se conserva por seguridad mientras la cuenta esté activa y, si el Cliente necesita suprimirla también para atender un derecho de supresión, Motorvy la eliminará a petición suya— y para cumplir sus obligaciones (evaluaciones de impacto, consultas previas).
Notificar al Cliente sin dilación indebida cualquier violación de la seguridad de los datos de la que tenga conocimiento, con la información necesaria para que el Cliente cumpla sus deberes de notificación.
Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitir auditorías razonables, con preaviso y sin comprometer la seguridad de otros clientes.

5. Subencargados

El Cliente autoriza a Motorvy a recurrir a los siguientes subencargados para prestar el servicio. Cada uno trata los datos bajo contrato de encargo, con garantías equivalentes de protección de datos y, cuando exista una transferencia internacional, con el instrumento que en cada caso corresponda (tratamiento dentro del EEE, decisión de adecuación del art. 45 o cláusulas contractuales tipo del art. 46 RGPD):

Vercel Inc. (EE. UU.) — alojamiento y ejecución de la aplicación, y almacenamiento de fotografías y documentos (Vercel Blob).
Neon, LLC (EE. UU.) — base de datos donde se almacena la información de la cuenta.
Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) — cobro y gestión de la suscripción de Motorvy.
Google Ireland Ltd. (Irlanda) — envío de correos transaccionales del servicio (SMTP), recepción de documentos en facturas@motorvy.com y, si el Cliente lo activa, sincronización con Google Calendar.
Lleidanetworks Serveis Telemàtics, S.A. (España) — firma electrónica de contratos y custodia de su evidencia, solo si el Cliente elige lleida.net; Firma Motorvy no envía sus contratos a este proveedor.
Functional Software, Inc. (Sentry) — monitorización de errores de la aplicación, en su región de la Unión Europea; configurado para no recibir datos personales de forma predeterminada.
Anthropic, PBC (EE. UU.) — asistente de ayuda de la aplicación y lectura automática de las facturas de Ingresos, salvo que el Cliente la desactive. Para el resto de documentos, la lectura requiere que el Cliente la active (nóminas, finiquitos, facturas de gasto y documentos de los vehículos: fichas técnicas, permisos de circulación, contratos, informes de ITV, seguros y documentos de identidad de los titulares, de los que no se conserva nada de lo leído).

Motorvy informará al Cliente de cualquier cambio en la lista de subencargados con antelación razonable (publicándolo en esta página), y el Cliente podrá oponerse por motivos justificados.

6. Obligaciones del Cliente (responsable)

El Cliente garantiza que dispone de base jurídica para el tratamiento de los datos que introduce en la plataforma, que ha informado a sus interesados conforme al RGPD y que sus instrucciones a Motorvy son lícitas. El Cliente es responsable de la exactitud y legalidad de los datos y documentos que incorpora.

7. Fin del tratamiento

Al finalizar la prestación del servicio, y a elección del Cliente, Motorvy devolverá (mediante la función de exportación) o suprimirá los datos personales tratados por su cuenta. La supresión de la cuenta desde la propia plataforma inicia el borrado de los datos del Cliente de los sistemas de producción; las copias de seguridad se eliminan en sus ciclos de rotación habituales, y la información que deba conservarse por una obligación legal (de Motorvy o del propio Cliente) se mantiene identificada y bloqueada durante el plazo exigido. A petición del Cliente, Motorvy confirmará la finalización del tratamiento.

8. Responsabilidad

Cada parte responde frente a la otra de los daños que le cause por el incumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos. Resulta de aplicación la limitación de responsabilidad prevista en los Términos y condiciones.

Versión vigente desde julio de 2026.